受新冠肺炎疫情影響，上市公司面對疫情下的新常態，因應環境以及公共衞生風險，會議線上化隨即成為大趨勢。尤其是每年的3月份，都是上市公司業績公布高峰期，隨後的4至6月則為召開股東周年大會（AGM）的高峰期，除了能於會上提交年度財務報表，以及為一系列決議案進行投票通過程序外，亦為董事會與股東交流意見的溝通平台，是不少小股東每年期待的大日子；但股東會動軏聚集數百甚至過千人，在疫情下難免有健康風險，採用相關資訊科技以盡量提高股東參與股東大會的機會，按政府指引加強防疫，減少群聚以保護股東健康，相信是上市公司在履行法定責任之同時，一盡其社會責任的最佳方案。
卓佳香港執行總監及投資者服務主管王妙心
疫情改變人們的生活和工作模式，開創新常態，要保持業務持續性，各種資訊科技擔當着重要的角色，協助機構靈活、具規模地應對市場變化，同時確保符合網絡安全和監管要求。卓佳香港執行總監及投資者服務主管王妙心表示，儘管在政府限聚令下，股東大會屬豁免情況，但實行起來卻有諸多限制，「例如為了確保股東、員工及工作人員的健康及安全，要將股東會的參與者分散於不同區隔範圍或房間，以確保每個房間或範圍不多於二十人，如果是股東人數較多的上市公司，可以想像需要面積更大的合適場地，並且需要分配更多工作人員作出協調，所花的精力及需調配的資源明顯較多。」
推動投資者關係數碼化
要解決以上問題，在疫情新常態下更高效地運作，最佳方案是加入先進的數碼工具來優化整個流程，令企業可從這些智能系統中獲益。不過王妙心指出，目前香港仍未有虛擬股東會的可適用法則，一套網上及現場實時同步的混合會議系統在疫情下不失為一個好選擇，「系統可讓未能親身到場的股東實時網上參加會議並觀看網上直播、向管理層提問和表決議案，與會人數亦沒有限制，這可為公司大幅節省開支及行政資源，更可提升股東參與度及會議透明度。透過這個創新的混合股東大會系統，帶來革命性的改變，不僅引領投資者關係生態進入新時代，並能滿足股票市場法規、股東與團隊成員對企業的期望。」
混合會議系統除了令會議可線上與現場混合進行，在線的與會者可通過文字或語音訊息，以至通過電話提出問題，並於網上出席及參與投票。透過電子形式投票，不但可以實時公佈投票結果，亦可減低以往人手點票可能出現的誤差，也方便所有股東行使其投票權。股東亦可透過系統在線提交委任表格（e-proxy），有別於傳統需通過郵遞或親自遞交等方式提交委任代表表格，上市公司亦可通過系統實時統計委任代表情況及其投票意向，節省當中委任流程，避免郵誤及遺失。
有效提高股東參與率
另一方面，目前僅持有實物股票的股東才可參加股東會，經由銀行或券商等代理人（Nominee）持有股份、非持有實物股票的股東，上市公司股東名冊只會顯示有關股票屬港交所的中央結算及交收系統（CCASS）的代理人公司名下，由於上市公司根本不知道CCASS背後誰是真正股東，不僅不利於投資者關係的發展。以往這些非持有實物股票的股東如未能出席股東會，只能經由銀行或券商等委派中央結算代理人HKSCC Nominee代表代為投票，無法於會上作出提問，亦無法觀看會議直播。王妙心表示，採用混合會議系統有望解決此問題，「始終股東大會乃公司治理的重要一環，股東在大會上透過建議和質詢與管理團隊坦誠交流，無論對業務發展方針和決策，給予支持或鞭策批評，都有助管理層更直接清晰地聆聽意見。如果上市公司在股東會形式上可以做到安全可靠，並且提高股東參與率，也是體現出公司高度重視企業管治的寫照。因此我相信即使疫情消失，未來上市公司對以混合會議進行股東會的需求將維持不變。」
隨着上市公司對環境、社會及管治（ESG）愈加重視，採用數碼會議系統不單有助推動「無紙化」，為環保出一分力，在疫情下保障公共衞生安全，體現履行社會責任，並同時善用科技來達致最佳管治實踐，提高效率、準確性和安全性，方能鞏固企業可持續發展的能力，達致長久發展。
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